Wenn Sie bei der Eingabe der Bewerber:innen die Adressen miterfasst haben, ist die Benachrichtigung der gewählten Mitglieder der Gremien ohne Aufwand mit Serienbriefen möglich.

Wählen Sie im Menü: Ausgabe den Befehl: Benachrichtigung.


Abb. : Ausgabe der Benachrichtigungen

• Bestimmen Sie im Dialogfenster, für welche Gremien die gewählten oder nicht gewählten Personen benachrichtigt werden sollen.
• Wenn Sie unterschiedliche Serienbrief-Vorlagen für die Gewählten und die Nicht-Gewählten benutzen, erstellen Sie getrennte Dateien.
• Das Programm erzeugt eine Datei mit dem Namen Benachrichtigung.txt (gesamte Wahl, alle benachrichtigen) bzw. Benachrichtigung_www_xxx.txt (xxx = Gremienname, www = gewählt /nicht gewählt); in dieser befinden sich die Datensätze für die Serienbriefe. Alle beim Konfigurieren der Personendaten ausgewählten Datenfelder werden ausgegeben.

Am Beispiel von MS-Word wird die Serienbrieferstellung gezeigt:

• Im Verzeichnis .../uniwahl/ausgabe/beispiele befinden sich die Dateien Brief_Gewaehlt.doc und Brief_NichtGewaehlt.doc und entsprechende Adressdateien. Öffnen Sie diese Briefe mit MS-Word.
• Rufen Sie mit dem Menü: Extras / Seriendruck oder mit der entsprechenden Schaltfläche den Seriendruck-Manager auf.
• Sie sehen, dass in diesem Fall das Hauptdokument Briefxxx.doc mit der Datenquelle Beispiel_Gewaehlt_senat.txt verbunden ist.
• Mit der Schaltfläche ABC schalten Sie zwischen der wirklichen Adresse und den Platzhaltern (Seriendruckfeld) hin und her.
• Mit der Taste Seriendruckfeld einfügen können Sie Platzhalter an beliebige Stellen einfügen. Dabei werden Ihnen die in der Datenquelle definierten Feldnamen zur Auswahl angeboten. Dieses sind: Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Strasse, PLZ, Ort, Gremium.
• Mit der Taste Bedingungsfeld einfügen können Sie dem Herrn in der Adresse sein „n“ geben: Wenn Anrede Gleich „Herr“, dann einfügen: „n“; oder Wenn Anrede Gleich „Herr“, dann „Sehr geehrter Herr“, sonst „Sehr geehrte Frau“.
• Probieren Sie es doch selbst einmal: Öffnen Sie ein neues Dokument, öffnen Sie den Seriendruck-Manager und lassen Sie sich von ihm leiten.

1. Öffnen Sie die Beispieldatei Brief_Gewaehlt.odt oder Brief_NichtGewaehlt.odt und erstellen Sie ein neues Serienbrief-Dokument: Menü: Datei / Neu / Textdokument .
2. Sie müssen die Adressdatei erst einmal anmelden: Menü: Datei / Assistenten / Adressdatenquelle. Typ: andere Datenquelle, Datenbanktyp: Text, Pfad zu den Textdateien: …ausgabe/beispiele. Feldtrenner: {Tab}, da Sie eine tabulatorgetrennte Textdatei verwenden. Text enthält Kopfzeile aktivieren.
3. Fügen Sie an den gewünschten Positionen die Feldbefehle ein, z.B. statt <Anrede>: Menü: Einfügen / Feldbefehl / Andere. Dann wählen sie als Feldtyp: Seriendruck-Feld und aus der recht ausgewählten Datenbank das entsprechende Feld.
4. Die Adressdatei muss registriert werden: Menübefehl Datei / Assistenten / Adressdatenquelle öffnet den Assistenten:
   • andere externe Datenquelle, Weiter→, dann Taste: Einstellungen
   • Dialog: Adress-Datenquelle anlegen
     

Datenbank-Typ: Text
Pfad zu den Textdateien: …user/uniwahl/ausgabe/beispiele. (statt user steht der Benutzername, der Pfad kann bei Ihrer Installation anders lauten)

• Datenbankeigenschaften:
  

Feldtrenner: {Tab}
Texttrenner: {Keiner}
Text enthält Kopfzeile

• Taste: Fertigstellen
• Taste: Feldzuordnung z.B. Name: Nachname
• Taste: Fertigstellen

1. Einfügen von Serienbrief-Feldern

• Menü: Ansicht / Datenquellen, Datenquellen- Browser
• Doppelklick auf die Datenquelle: Benachrichtigung…
• Doppelklick auf Tabellen
• Tabellenknopf in Dokument ziehen

1. Bedingungsfelder einfügen: (Datenquellen- Browser ist geöffnet)
2. Menü: Einfügen / Feldbefehl / Andere: Funktionen /Bedingter Text
3. Tabellenknopf (z.B. „Anrede“) in Bedingung-Feld ziehen und dahinter schreiben: == „Herr“ , Dann Sehr geehrter Herr Sonst: Sehr geehrte Frau
4. Seriendruck ausgeben.